Le frais de repas, également désigné per diem ou prime de panier, font partie des frais professionnels dédiés à un salarié qui doivent travailler hors lieu de travail habituel. En effet, il s’agit d’une organisation du travail engagée pour des raisons particulières et contribuant au bon fonctionnement des activités professionnelles. Par conséquent, ces frais seront remboursés par l’administration de l’entreprise et déductibles d’impôts sous certaines conditions et/ou sous certains plafonds.
Différents types de frais de repas déductibles et remboursables
Les frais de repas déductibles d’impôt et remboursables par l’entreprise sont repartis en 2 grandes catégories : les dépenses engagées en milieu du travail et les frais de restauration engagés à l’occasion d’un déplacement.
En premier lieu, le panier repas ou prime de panier accordé au sein de l’entreprise sont un droit et une obligation du salarié en raison des horaires de travail ou d’organisation de travail particulière. En second lieu, les dépenses de restauration engagées hors les locaux de l’entreprise concernent les repas pris essentiellement lors d’un court déplacement professionnel ou d’un long déplacement pour une mission de 3 mois ou entre 3 à 24 mois ou, voire entre 24 à 72 mois et le contraint à manger au restaurant.
Par conséquent, et selon les termes du Code du travail, il est du devoir de l’employeur de rembourser les frais professionnels dépensés par le salarié à l’occasion du travail et ce, soit remboursé sur le montant réel des dépenses ou soit remboursés forfaitairement. Toutefois, il faut les déclarer avec détails sur une case spécifique sur un imprimé 2041 ou faire une télédéclaration pour certains cas…
Plafonds d'indemnisation du frais de repas
En général, les plafonds d’exonération d’impôts, liés aux frais de repas, accordés pour un salarié varient suivant le lieu de travail (à l’intérieur ou à l’extérieur) et la durée de déplacement (de courte ou longue durée). Comme dans le cadre d’un repas pris hors le lieu de travail ne doit pas excédera les 9,40 Euros. Par contre, celui pris au sein de l’entreprise ne doit pas dépasser les 6,70 Euros. Puis, la valeur du repas prise lors d’un court déplacement d’ordre professionnel (de 3 mois au maximum) vaut les 19,10 Euros. De plus, le plafond par titre restaurant équivaut à 5,54 Euros. En outre, le prix de repas accordé pour un déplacement de longue durée (de moins de 72 mois de plus de 24 mois) est de 13,40 Euros. Par ailleurs, celui pris lors d’un déplacement du 3e au 24e mois sera de 16, 20 Euros.
Modalités de calcul du frais de repas
Déjà, il faut justifier d’une facture ou autre pièces justificatives équivalentes n’excédant pas un certain plafond (19,10 Euros). Ensuite, le montant déductible résulte de la différence entre les dépenses réelles supportées et la valeur du repas qui doit être pris au foyer. Puis, un salarié qui travaille plus de 31 semaines hors du lieu de travail habituel et ne pouvant rentrer à son foyer tout au long de son engagement peut déduire de ses salaires et traitement en ayant choisi les frais réels. Par contre, le frais de repas déductible ne doit pas excéder les 14,15 Euros. Autrement dit, la dépense surplus est considérée comme un frais d’ordre personnel. Et le montant déductible des impôts sera la différence entre les frais de repas réel dépenses par les salariés et l’estimation forfaitaire de l’avantage en nature du repas…
Conditions de remboursement et déduction des impôts en matière de frais de repas
En général, les professionnels indépendants soumis à un régime BA ou BIC ou BNC et les salariés (Quel que soit le type de contrat de travail ou la convention collective ou le statut) soumis à des frais réels peuvent déduire leur frais de repas par rapport à leur revenu par catégorie, et ce, sous certaines limites. En effet, ces derniers doivent justifier l’impossibilité de manger à domicile ou dans le lieu de travail habituel suite à l’éloignement desdits lieux ou des heures de travail particulières. Ensuite, la déductibilité du frais de repas du frais imposable doit être nécessaire à l’exercice et la continuité des activités professionnelles, être prouvée avec la distance entre le domicile et le lieu de travail et accompagnée de rapport écrit (tel que l’attestation du restaurateur, la facture, la note de frais, le ticket ou autre) mentionnant la date, le lieu (au restaurant ou sur le terrain de travail), le motif et le nombre de personnes qui doivent y participer. Puis, le prix forfaitaire (des dépenses réelles et de la valeur du repas pris en milieu domestique) fixé pour l’année 2021 est de 4,95 Euros. Et il rentre dans cette exigence le travail en équipe, le travail de nuit et le travail posté.
Par conséquent, sauf pour le cas ou le contribuable ne peut pas fournir des pièces justificatives, il incombe à l’entreprise de rembourser les frais de repas engagés lors du déplacement et lors de l’exécution du travail. Le remboursement dudit frais peut se faire soit sur des allocations forfaitaires ou soit au réel en se basant sur les justificatifs présentés…